W dzisiejszym dynamicznym i konkurencyjnym środowisku biznesowym, firmy usługowe często muszą dostosowywać swoje struktury organizacyjne, aby skutecznie konkurować i odnosić sukcesy. Jednym z podejść, które może pomóc w tym procesie, jest zmiana struktury organizacyjnej w oparciu o megaprocesy. W tym artykule przedstawimy praktyczne wskazówki dotyczące tego, jak podejść do tego zadania, opierając się na rzeczywistych przykładach.
Co to jest megaproces?
Przed rozpoczęciem zmiany struktury organizacyjnej, istotne jest zrozumienie samego pojęcia megaprocesu. Megaproces to szeroki, strategiczny proces, który obejmuje wiele mniejszych procesów i działań w organizacji. Przykładem megaprocesu w firmie usługowej może być „Zarządzanie projektami”, który obejmuje takie procesy jak identyfikacja potrzeb klienta, planowanie projektu, zarządzanie zespołem i ocena wyników. Megaprocesy mają na celu zintegrowanie różnych elementów działalności organizacji w spójny i zrozumiały sposób.
Identyfikacja procesów i decyzje
Pierwszym krokiem w zmianie struktury organizacyjnej w oparciu o megaprocesy jest identyfikacja istniejących procesów w firmie. Przeprowadzenie audytu procesów pomoże zidentyfikować, jakie procesy już istnieją, jak są one powiązane i w jaki sposób wpływają na realizację celów organizacji. Na podstawie tych informacji można określić, które procesy są kluczowe dla funkcjonowania firmy i które mogą być uznane za megaprocesy.
Kolejnym krokiem jest określenie odpowiednich struktur organizacyjnych dla każdego megaprocesu. Struktura organizacyjna powinna być projektowana tak, aby zapewnić efektywne przepływy informacji, współpracę i podejmowanie decyzji w ramach megaprocesu. Może to obejmować tworzenie oddziałów, działów lub zespołów odpowiedzialnych za poszczególne etapy megaprocesu. Na przykład, jeśli megaprocesem jest „Zarządzanie projektami”, można utworzyć oddział projektowy, składający się z projektantów, inżynierów i liderów projektu.
Kolejnym krokiem jest przemyślane przypisanie odpowiedzialności i uprawnień do poszczególnych struktur organizacyjnych. Każdej jednostce organizacyjnej powinny być przypisane klarowne cele i zadania, które mają do spełnienia w ramach megaprocesu. To jest kluczowe dla skuteczności megaprocesu i umożliwia zespołom skoncentrowanie się na swoich specjalizacjach i efektywnym wykonywaniu powierzonych zadań. Przykładowo, w strukturze organizacyjnej związanej z megaprocesem „Zarządzanie projektami”, oddział projektowy może mieć odpowiedzialność za planowanie i monitorowanie postępów projektów, podczas gdy oddział sprzedaży może być odpowiedzialny za identyfikację potencjalnych klientów i nawiązywanie relacji biznesowych.
Ważnym aspektem przy zmienie struktury organizacyjnej jest również uwzględnienie komunikacji i koordynacji pomiędzy różnymi strukturami organizacyjnymi. Wprowadzenie megaprocesów może wiązać się z koniecznością wprowadzenia nowych kanałów komunikacji, takich jak regularne spotkania zespołów, wspólne narzędzia do zarządzania projektem lub platformy komunikacyjne. Wsparcie technologiczne jest kluczowe dla zapewnienia płynnego przepływu informacji między zespołami i uniknięcia barier komunikacyjnych.
Przykład praktyczny
Aby lepiej zobrazować praktyczne podejście do zmiany struktury organizacyjnej w oparciu o megaprocesy, rozważmy przykład firmy konsultingowej „XYZ”.
Firma XYZ zidentyfikowała, że kluczowym megaprocesem dla ich działalności jest „Obsługa klienta”. Proces ten obejmuje takie etapy jak pozyskiwanie klientów, analiza potrzeb, dostarczanie rozwiązań i utrzymanie relacji z klientami. Aby zmienić strukturę organizacyjną w oparciu o ten megaproces, firma postanowiła utworzyć oddział obsługi klienta, składający się z trzech zespołów: zespołu sprzedażowego, zespołu analitycznego i zespołu ds. utrzymania klienta.
Zespół sprzedażowy jest odpowiedzialny za pozyskiwanie klientów i budowanie relacji biznesowych. Zespół analityczny zajmuje się analizą potrzeb klientów i opracowywaniem rozwiązań na miarę ich oczekiwań. Zespół ds. utrzymania klienta koncentruje się na zapewnieniu wysokiej jakości obsługi i utrzymaniu długoterminowych relacji z klientami. Każdy zespół ma swoje własne cele i zadania, ale współpracuje również z innymi zespołami w ramach megaprocesu „Obsługa klienta”.
Firma XYZ wprowadziła również regularne spotkania koordynacyjne między zespołami, aby zapewnić płynny przepływ informacji i synchronizację działań. Wykorzystuje również platformę komunikacyjną, która umożliwia łatwą wymianę informacji, dokumentów i aktualizacji projektów między zespołami. Zmiana struktury organizacyjnej w oparciu o megaprocesy pozwoliło firmie XYZ na lepszą integrację działań, efektywniejszą obsługę klientów i zwiększenie konkurencyjności. Każdy zespół ma wyraźnie określone zadania i cele, co pozwala na skoncentrowanie się na swoich specjalizacjach i osiąganie lepszych wyników.
Podsumowanie
Podsumowując, zmiana struktury organizacyjnej w oparciu o megaprocesy może być skutecznym sposobem na dostosowanie firmy usługowej do zmieniającego się środowiska biznesowego. Wymaga to jednak dokładnej identyfikacji megaprocesów, projektowania odpowiednich struktur organizacyjnych, przypisania klarownych odpowiedzialności i uprawnień, oraz zapewnienia efektywnej komunikacji i koordynacji między różnymi zespołami.
autor artykułu: Łukasz Nowacki, Doradca Growing Pains Strategy®
Specjalizacja: Zarządzanie programami (certyfikat MSP), Zarządzanie zmianą, Start-upy, Rozwój kompetencji liderskich, Zarządzanie zasobami ludzkimi, Strategie wdrażania IT w organizacji, Zarządzanie zmianą, Certyfikowany project manager, Kultura organizacyjna
kontakt: biuro@inventity.net
Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz porady lub konsultacji w sprawach biznesowych. Mamy najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu!
Wejdź na stronę naszego sklepu i zamów książkę „Wyzwania Wzrostu. Jak zbudować trwale wygrywającą organizację”! Do książki dołączamy darmową konsultację biznesową, podczas której pomożemy wstępnie zidentyfikować obszary o najsilniejszym potencjale wzrostu Twojej firmy.