Na czym polegają usługi BPO

BPO (tj. outsourcing procesów biznesowych) to nowoczesne usługi biznesowe dedykowane firmom chcącym stać się liderami w swojej branży. W ramach długoterminowych kontraktów przejmujemy obsługę procesów wsparcia, takich jak księgowość, funkcja Dyrektora Finansowego, controlling, administracja kadrowo-płacowej a także realizujemy usprawnienia obiegu dokumentów, optymalizację procesów wsparcia oraz usługi IT i transformacji
cyfrowej.

Usługi BPO adresowane są do średnich i dużych firm produkcyjnych, usługowych oraz z innych branż, które posiadają rozbudowane ale kosztowne struktury w takich obszarach jak księgowość, administracja i inne procesy wsparcia.

Specjaliści BPO dla klientów zyskują oszczędności na poziomie co najmniej od 20 do 30% kosztów rocznych obsługi procesów. BPO ponosi pełną odpowiedzialność za procesy realizowane na rzecz klienta, dzięki czemu firma może skupić się na kluczowych dla swojego rozwoju obszarach działania, takich jak rozwój produktu, produkcja, sprzedaż, marketing pozyskiwanie nowych rynków.

Skorzystaj w pierwszym kroku z rozmowy z ekspertem (zadzwoń lub napisz), na podstawie której zdefiniujemy dla Ciebie proces w 4 krokach:
1. Rozmowa z ekspertem (skontaktuj się z nami, aby omówić potrzeby i zakres usługi).
2. Analiza procesów (przeprowadzimy audyt procesów back-office, który pozwoli sformułować rekomendacje usprawnień procesów i liczbowe korzyści z outsourcingu
3. Spersonalizowana oferta (otrzymasz spersonalizowaną ofertę współpracy – zakres oraz koszty vs korzyści z outsourcingu)
4. Uruchomienie projektu (przygotujemy i przeprowadzimy proces uruchomienia projektu na podstawie precyzyjnego planu)

W większości przypadków wręcz odwrotnie – po pierwsze dzięki outsourcingowi firma odblokowuje swoje bariery wzrostu i może rozwijać się jeszcze szybciej, co oznacza wzrost zatrudnienia w perspektywie kilkuletniej. Możemy też przejąć dotychczasowych pracowników jeśli okaże się to zasadne i korzystne dla obu stron. W każdym przypadku, tworzymy model współpracy pomiędzy dotychczasowymi pracownikami klienta oraz naszym zespołem, który zakłada maksymalne wsparcie rozwoju firmy klienta, optymalny podział obowiązków i wzrost kompetencji pracowników.

Outsourcing to praktyka zlecania określonych zadań, funkcji lub procesów biznesowych firmie zewnętrznej, która specjalizuje się w danej dziedzinie. Celem outsourcingu jest często zwiększenie efektywności, redukcja kosztów operacyjnych oraz skupienie się na kluczowych aspektach działalności przedsiębiorstwa, które bezpośrednio przyczyniają się do jego wzrostu i konkurencyjności.

Jak outsourcing jest wykorzystywany w sektorze BPO?

1. Skoncentrowanie na najważniejszych kompetencjach — firmy decydują się na outsourcing procesów, które nie są ich głównym obszarem działalności, aby móc skoncentrować się na swoich kluczowych kompetencjach. Dzięki temu mogą rozwijać strategiczne obszary, które mają bezpośredni wpływ na ich przewagę konkurencyjną na rynku.
2. Redukcja kosztów — outsourcing pozwala na obniżenie kosztów operacyjnych poprzez eliminację potrzeby utrzymywania pełnego etatu i infrastruktury dla niektórych działów. Zewnętrzne firmy BPO mogą oferować te same usługi w niższej cenie dzięki specjalizacji i skalowaniu, które umożliwiają optymalizację procesów i zasobów.
3. Dostęp do ekspertyzy i nowoczesnych technologii — firmy BPO dysponują często zaawansowanymi technologiami i wyspecjalizowaną wiedzą, które mogą być kosztowne i trudne do zdobycia wewnętrznie. Outsourcing umożliwia korzystanie z tych zasobów bez konieczności inwestowania w drogie rozwiązania technologiczne czy szkolenia.
4. Elastyczność i skalowalność — outsourcing umożliwia firmom łatwe skalowanie operacji w górę lub w dół w zależności od aktualnych potrzeb biznesowych. To sprawia, że przedsiębiorstwa mogą lepiej dostosowywać się do zmieniających się warunków rynkowych, popytu i innych czynników zewnętrznych.
5. Poprawa jakości usług — dzięki specjalizacji, firmy BPO są w stanie oferować usługi wyższej jakości, co przekłada się na zwiększoną satysfakcję klientów. Outsourcing pozwala także na ciągłe monitorowanie i optymalizację procesów, co prowadzi do ciągłego usprawniania operacji.
6. Zarządzanie ryzykiem — outsourcing umożliwia delegowanie części ryzyka biznesowego na zewnętrznego usługodawcę. W kontekście międzynarodowym, firmy BPO mogą także pomóc w zarządzaniu ryzykiem związanym z operacjami w różnych regionach świata, dostarczając lokalnej wiedzy i wsparcia.

• Obsługa klienta i call center. Firmy często outsourcują obsługę klienta, w tym zarządzanie call center, obsługę chatów internetowych i media społecznościowe.
• HR i kadry. Outsourcing procesów HR, takich jak rekrutacja, szkolenia, administracja kadrowa, czy zarządzanie płacami.
• IT i rozwój oprogramowania. Zewnętrzne firmy mogą zarządzać IT, rozwijać oprogramowanie, utrzymywać infrastrukturę techniczną i zapewniać wsparcie techniczne.
• Księgowość i finanse. Outsourcing księgowości, audytu, zarządzania finansami i innych powiązanych funkcji finansowych.

Outsourcing w sektorze BPO umożliwia firmom wykorzystanie zewnętrznych zasobów do optymalizacji procesów biznesowych, co pozwala na skoncentrowanie się na rdzeniowej działalności i strategicznym rozwoju przedsiębiorstwa.

SSC, znane również jako Centrum usług wspólnych, to w założeniu wewnętrzna jednostka organizacyjna w przedsiębiorstwie, która dostarcza wsparcia dla różnych jednostek tej samej organizacji w zakresie określonych funkcji biznesowych.

Procesy zwykle centralizowane w SSC:

• HR (zasoby ludzkie). SSC może zarządzać rekrutacją, szkoleniami, administracją kadrową, płacami oraz innymi aspektami zarządzania zasobami ludzkimi.
• IT. Zarządzanie infrastrukturą IT, wsparcie techniczne, rozwój oprogramowania i utrzymanie systemów informatycznych.
• Finanse. Procesy finansowe, takie jak księgowość, kontrola finansowa, zarządzanie ryzykiem finansowym, płatności i inkaso.

• Efektywność kosztowa — skupienie zasobów i kompetencji w jednym miejscu umożliwia redukcję duplikacji działań, co prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych.
• Standaryzacja procesów — centralizacja usług sprzyja standaryzacji metod pracy, co z kolei ułatwia wprowadzenie najlepszych praktyk operacyjnych i zarządczych.
• Poprawa jakości usług — jednolite procesy i lepsza koordynacja działań w ramach SSC prowadzą do zwiększenia jakości dostarczanych usług wewnętrznych.
• Zwiększona kontrola — SSC umożliwia lepszą kontrolę nad działaniami i procesami, co jest kluczowe dla zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami.

Centralizacja funkcji biznesowych w ramach SSC jest często krokiem ku bardziej zintegrowanemu i efektywnemu zarządzaniu organizacją, umożliwiając przedsiębiorstwom lepsze wykorzystanie swoich zasobów i osiąganie trwałych korzyści operacyjnych.

Jeśli chodzi o działania BPO, team leader pełni kluczową rolę jako łącznik między operacyjnymi zespołami a wyższym kierownictwem. Liderzy zespołów w BPO odpowiadają za zarządzanie grupami, które realizują określone procesy biznesowe, a ich praca ma bezpośredni wpływ na efektywność, jakość oraz ogólną wydajność usług świadczonych przez firmę.

Team leaderzy w BPO odpowiedzialni są za codzienne zarządzanie zespołami, co obejmuje planowanie zadań, delegowanie obowiązków oraz monitorowanie postępów prac. Muszą oni także efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi, co oznacza zapewnienie, że wszystkie miejsca pracy są odpowiednio obsadzone, a pracownicy są właściwie przeszkoleni do wykonywania swoich zadań.

Jednym z aspektów pracy team leadera jest nadzorowanie jakości wykonania procesów biznesowych. Lider zespołu musi regularnie sprawdzać i oceniać pracę swojego zespołu, stosując narzędzia kontroli jakości oraz prowadząc audyty wewnętrzne. Celem jest nie tylko zapewnienie zgodności z normami i oczekiwaniami klienta, ale również identyfikowanie obszarów do poprawy oraz wdrażanie działań korygujących.

Lider zespołu w BPO ma także za zadanie wspierać rozwój zawodowy i osobisty członków swojego zespołu. Obejmuje to identyfikację potrzeb szkoleniowych, organizację szkoleń zawodowych, mentoring oraz coaching. Team leader powinien być także dostępny dla swoich podwładnych jako źródło wsparcia i porad, pomagając im w rozwoju kluczowych umiejętności potrzebnych do awansu i lepszego wykonywania swoich obowiązków.

Team leader w strukturze BPO odgrywa zasadniczą rolę w zarządzaniu operacjami, jakością oraz rozwojem ludzi. Poprzez efektywne liderowanie, organizacja jest w stanie osiągnąć wyższe standardy usług, większą satysfakcję klienta i bardziej zmotywowaną kadrę pracowniczą.